Документы и знания

Каждая команда постоянно создает документы — договоры, протоколы совещаний, формы заявок, фирменные предложения. Когда эти документы разбросаны по общим дискам, вложениям электронной почты, автономным инструментам и сообщениям чата, реальная стоимость проявляется в виде дублирования работы, устаревших версий и знаний, которые может найти только один человек. Категория «Документы и знания» в TeamGrid объединяет хранение, создание, структурированный сбор и профессиональный вывод данных вокруг тех же записей, с которыми Ваша команда уже работает.

«Файлы» — это центральное хранилище документов с архитектурой двойного назначения: файлы для всего рабочего пространства для командной работы и личная область для черновиков и заметок. Система виртуальных папок отличает ее от обычного облачного диска — файлы автоматически помечаются контактом CRM, проектом и задачей, в контексте которых они были загружены, поэтому ручное обслуживание папок не требуется. Открытие проекта отображает именно его файлы. Открытие записи клиента отображает каждый документ, связанный с этим аккаунтом. Сетка в стиле macOS Finder с регулируемыми уровнями масштабирования (от 0.5x до 2.0x), расширенные предварительные просмотры изображений, PDF, видео и аудио в браузере, а также нативная загрузка больших файлов с рабочего стола завершают уровень хранения, который по умолчанию организован.

«Заметки» — это уровень знаний. Блочный редактор в стиле Notion поддерживает свободно перемещаемые блоки контента — списки дел, блоки кода, встроенные изображения, ярлыки Markdown — с автоматическим сохранением при каждом нажатии клавиши. Ключевое отличие — интеграция с CRM: каждая заметка может быть напрямую связана с профилем клиента или проектом, поэтому, когда член команды открывает этот проект, протоколы совещаний и технические спецификации уже ждут. ИИ-помощник семантически ищет по всем связанным заметкам, что превращает Вашу базу знаний в ресурс, доступный для запросов, а не в пассивный архив.

«Формы» обрабатывают структурированный сбор данных без внешних инструментов. 36 типов полей в восьми категориях охватывают любой сценарий ввода данных — от базовых текстовых полей и полей электронной почты до оценок NPS, загрузки файлов, захвата подписи и CRM-подключенных селекторов для пользователей, контактов, компаний и проектов. Многостраничные макеты, шесть шаблонов дизайна и условная логика с 12 операторами позволяют создавать сложные потоки ввода данных без кода. ИИ генерирует полную форму из описания в виде обычного текста или загруженного PDF-файла. Отправленные данные версионируются и управляются внутри TeamGrid, готовые автоматически запускать генерацию PDF.

«PDF Designer» завершает жизненный цикл документа на стороне вывода. WYSIWYG-холст с функцией перетаскивания и точностью до миллиметра, двойной движок рендеринга (React-PDF для многостраничного контента, pdf-lib для точного контроля координат) и более 50 динамических переменных, которые извлекают актуальные данные из счетов, форм и записей CRM, создают идеально оформленные фирменные документы. Генерация ИИ может восстановить макет из текстового описания или из загруженного изображения, проанализированного на структуру, типографику и интервалы. Полный контроль версий создает автоматические снимки при значительных изменениях. Глобальная система брендинга — основной цвет, дополнительный цвет, логотип и семейство шрифтов (Inter, Helvetica, Times или Roboto) — применяется ко всем шаблонам одновременно.

Используемые вместе, эти четыре приложения охватывают полный жизненный цикл документов в одном рабочем пространстве: организованное хранилище, которое никогда не требует ручной сортировки, связанные знания, которые растут с каждым проектом, структурированный ввод данных, который питает реальные данные, и профессиональный вывод, который несет Ваш бренд.