Dokumente & Wissen

Jedes Team produziert kontinuierlich Dokumente — Verträge, Besprechungsnotizen, Eingangsformulare, gebrandete Angebote. Wenn diese Dokumente über Shared Drives, E-Mail-Anhänge, Einzeltools und Chat-Nachrichten verteilt sind, zeigt sich der eigentliche Preis als doppelte Arbeit, veraltete Versionen und Wissen, das nur eine Person wiederfindet. Die Kategorie Dokumente & Wissen in TeamGrid verbindet Speicherung, Erstellung, strukturierte Erfassung und professionelle Ausgabe rund um dieselben Datensätze, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet.

Dateien ist die zentrale Dokumentenablage mit einer Zwei-Bereichs-Architektur: workspace-weite Dateien für die Zusammenarbeit im Team und ein persönlicher Bereich für private Entwürfe und Notizen. Das virtuelle Ordnersystem unterscheidet es strukturell von einem herkömmlichen Cloud-Laufwerk — Dateien werden beim Upload automatisch mit dem CRM-Kontakt, Projekt und der Aufgabe verknüpft, in deren Kontext sie hochgeladen werden, sodass keine manuelle Ordnerpflege nötig ist. Ein Projekt öffnen zeigt sofort genau seine Dateien. Ein Kundenprofil öffnen zeigt jedes damit verknüpfte Dokument. Ein macOS-Finder-ähnliches Grid mit stufenlosem Zoom (0,5x bis 2,0x), umfangreiche Browser-Vorschauen für Bilder, PDFs, Videos und Audio sowie nativer Desktop-Upload für große Dateien ergänzen eine Ablage, die standardmäßig organisiert ist — ohne Disziplin des Einzelnen.

Notizen ist die Wissensebene. Ein Notion-ähnlicher Block-Editor unterstützt frei verschiebbare Inhaltsblöcke — To-do-Listen, Code-Blöcke, eingebettete Bilder, Markdown-Shortcuts — mit automatischem Speichern bei jedem Tastendruck. Das entscheidende Merkmal ist die CRM-Integration: Jede Notiz kann direkt mit einem Kundenprofil oder Projekt verknüpft werden, sodass Besprechungsprotokoll und technische Spezifikation schon da sind, wenn ein Teammitglied das Projekt öffnet. Der KI-Assistent durchsucht alle verknüpften Notizen semantisch — das verwandelt die Wissensdatenbank von einem passiven Archiv in eine abfragbare Ressource.

Formulare übernimmt die strukturierte Datenerfassung ohne externe Tools. 36 Feldtypen in acht Kategorien decken jede Eingabeanforderung ab — von einfachen Text- und E-Mail-Feldern bis zu NPS-Scores, Datei-Uploads, Unterschriften und CRM-verbundenen Auswahlfeldern für Nutzer, Kontakte, Unternehmen und Projekte. Mehrseitige Layouts, sechs Design-Vorlagen und bedingte Logik mit 12 Operatoren ermöglichen anspruchsvolle Eingabeflows ohne Code. KI generiert ein vollständiges Formular aus einer Textbeschreibung oder einem hochgeladenen PDF. Einreichungen werden in TeamGrid versioniert verwaltet und können automatisch die PDF-Generierung auslösen.

PDF Designer schließt den Dokument-Lifecycle auf der Ausgabeseite. Ein WYSIWYG-Drag-and-Drop-Canvas mit Millimetergenauigkeit, eine duale Rendering-Engine (React-PDF für fließende mehrseitige Inhalte, pdf-lib für exakte Koordinatensteuerung) und über 50 dynamische Variablen, die Live-Daten aus Rechnungen, Formularen und CRM-Datensätzen ziehen, erzeugen pixelgenaue, gebrandete Dokumente. KI-Generierung kann ein Layout aus einer Textbeschreibung oder einem hochgeladenen Bild rekonstruieren. Vollständiges Versionsmanagement erstellt automatische Snapshots bei größeren Änderungen. Ein globales Branding-System — Primärfarbe, Sekundärfarbe, Logo und Schriftfamilie aus Inter, Helvetica, Times oder Roboto — gilt für alle Vorlagen gleichzeitig.

Gemeinsam decken diese vier Apps den vollständigen Dokument-Lifecycle in einem Workspace ab: strukturierte Ablage, die sich selbst organisiert, vernetztes Wissen, das mit jedem Projekt wächst, strukturierte Eingabe, die echte Daten liefert, und professionelle Ausgabe, die Ihre Marke trägt.